Utang dagang atau Account payable adalah salah satu elemen penting dalam manajemen keuangan perusahaan. Istilah ini merujuk pada kewajiban perusahaan untuk membayar sejumlah uang kepada pemasok atau pihak ketiga atas pembelian barang atau jasa yang telah diterima namun belum dibayar.
Dalam dunia bisnis, pengelolaan account payable yang efektif sangat penting untuk menjaga kelancaran arus kas dan hubungan baik dengan pemasok. Untuk dapat mengetahui secara lebih lanjut mengenai pengertian account payable, tugas-tugas yang terkait, serta tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh bagian yang mengelolanya.
Apa Itu Account Payable?
Account payable merupakan sebuah istilah dalam akuntansi yang merujuk pada kewajiban atau utang perusahaan kepada pemasok ataupun pihak ketiga atas barang maupun jasa yang telah diterima akan tetapi belum dibayarkan.
Dalam konteks manajemen keuangan, account payable merupakan bagian dari kewajiban lancar di neraca keuangan perusahaan, yang harus dilunasi dalam jangka waktu tertentu, biasanya dalam 30 hingga 90 hari. Pengelolaan account payable yang baik sangat penting untuk menjaga arus kas perusahaan dan mempertahankan hubungan baik dengan pemasok.
Baca Juga: Apa Itu Invoice? Ini Fungsi, Contoh, dan Jenisnya
Tugas Staf Account Payable
Tugas account payable melibatkan berbagai aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan utang perusahaan kepada pemasok atau pihak ketiga. Berikut beberapa tugas utama dari bagian account payable:
1. Memproses Faktur Pembelian
Menerima dan memverifikasi faktur dari pemasok untuk memastikan bahwa rincian seperti jumlah, harga, dan deskripsi barang atau jasa sudah sesuai dengan pesanan dan penerimaan barang.
2. Mencatat Transaksi
Mencatat semua kewajiban perusahaan ke dalam sistem akuntansi, termasuk detail seperti tanggal jatuh tempo, jumlah yang harus dibayar, dan nama pemasok.
3. Mengelola Pembayaran
Menjadwalkan dan melakukan pembayaran tepat waktu kepada pemasok untuk menghindari keterlambatan yang dapat merugikan hubungan bisnis atau menimbulkan biaya tambahan.
4. Rekonsiliasi Akun
Melakukan rekonsiliasi antara catatan internal perusahaan dan laporan dari pemasok untuk memastikan bahwa semua pembayaran dan utang tercatat dengan benar.
5. Mengelola Komunikasi dengan Pemasok
Melakukan komunikasi dengan para pemasok terkait dengan pembayaran, termasuk juga menyelesaikan perselisihan ataupun ketidaksesuaian yang terdapat di dalam faktur.
6. Mengelola Arsip Dokumen
Menyimpan dan mengelola dokumen terkait transaksi pembayaran, seperti faktur, bukti pembayaran, dan laporan rekonsiliasi, agar mudah diakses saat diperlukan untuk audit atau peninjauan.
Dengan menjalankan tugas-tugas ini, bagian account payable membantu memastikan bahwa semua kewajiban keuangan perusahaan dikelola dengan efektif dan efisien.
Baca Juga: 7 Cara Membuat Laporan Keuangan Bisnis yang Baik dan Benar
Tanggung Jawab Staf Account Payable
Tanggung jawab bagian account payable meliputi berbagai aspek yang krusial untuk menjaga kesehatan finansial dan reputasi perusahaan. Berikut adalah beberapa tanggung jawab utama yang harus dipenuhi:
1. Memastikan Kepatuhan Terhadap Kebijakan Perusahaan
Account payable harus memastikan bahwa semua transaksi yang dilakukan mematuhi kebijakan keuangan perusahaan, termasuk prosedur persetujuan pembayaran dan kontrol internal.
2. Ketepatan dan Keakuratan Pembayaran
Menjamin bahwa semua pembayaran kepada pemasok dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan jumlah yang telah disetujui. Keterlambatan atau kesalahan dalam pembayaran dapat berdampak negatif pada hubungan bisnis dan arus kas perusahaan.
3. Mencegah Penipuan dan Kesalahan
Memastikan bahwa semua faktur diperiksa dengan teliti untuk mencegah penipuan atau kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Ini termasuk verifikasi data, otorisasi pembayaran, dan pengawasan terhadap transaksi yang mencurigakan.
4. Pelaporan dan Dokumentasi yang Akurat
Menyediakan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu mengenai kewajiban perusahaan. Ini termasuk dokumentasi lengkap semua transaksi, yang penting untuk audit dan pelaporan pajak.
5. Mengelola Hubungan dengan Pemasok
Menjaga komunikasi yang baik dengan pemasok untuk memastikan bahwa semua masalah pembayaran ditangani dengan cepat dan profesional. Ini juga mencakup penanganan perselisihan atau klarifikasi terkait faktur dan pembayaran.
6. Memastikan Keseimbangan Arus Kas
Account payable harus mengelola jadwal pembayaran secara efektif untuk memastikan bahwa arus kas perusahaan tetap stabil, menghindari defisit yang dapat mengganggu operasi bisnis.
Dengan memenuhi tanggung jawab-tanggung jawab ini, bagian account payable membantu memastikan bahwa kewajiban finansial perusahaan dikelola dengan baik, yang pada akhirnya mendukung stabilitas dan keberlanjutan bisnis.
Baca informasi menarik lainnya hanya di Blog Moxa dan nikmati berbagai fitur menariknya hanya dalam satu aplikasi. Berikut caranya:
- Download Moxa di Play Store atau App Store.
- Masukkan nama sesuai KTP.
- Masukkan tanggal lahir.
- Pilih jenis kelamin.
- Klik profil, lalu masuk ke aplikasi menggunakan nomor HP.
- Dapatkan kode OTP melalui SMS, lalu gunakan untuk masuk ke aplikasi.
- Pilih menu sesuai dengan kebutuhan.
Setelah masuk dan mendaftar, kamu bisa menikmati berbagai macam fitur menariknya, mulai dari kredit mobil, kredit motor, rental kendaraan, asuransi, pinjaman tunai, pembiayaan perjalanan religi, pembiayaan truk dan alat berat, kredit hp dan elektronik, tabungan, hingga investasi reksa dana.
