Surat resmi memiliki format dan aturan penulisan yang khusus, sehingga berbeda dengan surat pribadi atau informal. Dalam praktiknya, surat resmi sering digunakan dalam berbagai keperluan, seperti undangan, pemberitahuan, surat lamaran pekerjaan, dan komunikasi antarperusahaan.
Jika kamu ingin mengetahui secara rinci apa itu surat resmi, unsur-unsur penting yang terkandung di dalamnya, serta memberikan contoh-contoh penggunaannya dalam situasi yang berbeda, simak selengkapnya di bawah ini.
Apa Itu Surat Resmi?
Surat resmi adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk komunikasi formal antara individu, organisasi, atau lembaga. Surat ini memiliki format dan struktur yang baku, mengikuti aturan tertentu yang telah disepakati, seperti adanya kop surat, tanggal, nomor surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan.
Surat resmi biasanya digunakan untuk tujuan-tujuan penting seperti pemberitahuan, undangan, permohonan, atau laporan. Contoh surat resmi meliputi surat dinas, surat keputusan, surat permohonan, dan surat undangan resmi. Karena sifatnya yang formal, penggunaan bahasa dalam surat resmi cenderung lebih kaku dan harus sesuai dengan kaidah bahasa yang baik dan benar.
Baca Juga: Contoh Surat Permohonan untuk Berbagai Tujuan
Unsur dalam Surat Resmi
Surat resmi memiliki beberapa unsur penting yang harus ada untuk memastikan bahwa surat tersebut memenuhi standar formalitas dan kejelasan. Berikut unsur-unsur dari surat resmi:
1. Kop Surat
Bagian ini berisi nama, alamat, nomor telepon, dan informasi lain mengenai instansi atau organisasi pengirim. Kop surat menunjukkan identitas pengirim dan memberikan kesan profesional.
2. Nomor Surat
Setiap surat resmi biasanya memiliki nomor yang unik untuk memudahkan pelacakan dan arsip. Nomor surat biasanya disusun berdasarkan urutan pembuatan surat, jenis surat, serta tahun pembuatan.
3. Tanggal Surat
Tanggal ketika surat tersebut ditulis atau dikirim. Tanggal ini penting untuk mengetahui kapan surat tersebut dibuat dan dapat digunakan sebagai acuan waktu.
4. Lampiran
Jika ada dokumen tambahan yang disertakan bersama surat, lampiran perlu disebutkan di bagian ini. Lampiran memberikan informasi tambahan atau bukti yang relevan dengan isi surat.
5. Perihal
Perihal atau subjek dari surat, akan memberikan sebuah gambaran singkat mengenai isi utama surat. Ini memudahkan penerima untuk memahami tujuan surat tanpa harus membaca seluruh isinya.
6. Alamat Tujuan
Bagian ini agar mencantumkan nama serta alamat penerima surat, baik itu individu, organisasi, hingga instansi. Penulisan dalam alamat tujuan harus jelas serta lengkap.
7. Salam Pembuka
Pada bagian dari salam pembuka, biasanya berupa sebuah sapaan formal seperti “Dengan hormat” yang akan menandakan awal dari isi surat.
8. Isi Surat
Bagian utama dari surat yang mencakup maksud dan tujuan pengiriman surat, penjelasan rinci, permintaan, atau informasi yang ingin disampaikan.
9. Salam Penutup
Bagian penutup yang biasanya berupa ungkapan terima kasih atau harapan, seperti “Hormat kami,” atau “Terima kasih atas perhatian Anda.”
10. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Di akhir surat, terdapat tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat sebagai bentuk pengesahan bahwa surat tersebut resmi.
11. Stempel (Jika Diperlukan)
Beberapa surat resmi, terutama yang berasal dari instansi atau organisasi, mungkin memerlukan stempel untuk menegaskan keabsahan surat tersebut.
Unsur-unsur ini membentuk kerangka dasar dari sebuah surat resmi, yang menjadikannya alat komunikasi yang efektif dan formal.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Penawaran Kerjasama untuk Berbagai Tujuan
Contoh Dalam Penggunaan Surat Resmi
Berikut adalah contoh penggunaan surat resmi dalam bentuk surat undangan. Surat undangan resmi digunakan untuk mengundang seseorang atau pihak tertentu dalam acara formal, seperti rapat, seminar, atau pertemuan penting.
- Maju Jaya Sejahtera
Jl. Melati No. 123, Jakarta
Telepon: (021) 1234567
Jakarta, 1 September 2024
Nomor: 01/UND/IX/2024
Perihal: Undangan Rapat Kerja
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur
- Sejahtera Abadi
Jl. Merpati No. 456, Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kerja yang akan dilaksanakan pada bulan Oktober, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat kerja yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 9 September 2024
Waktu: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Utama, PT. Maju Jaya Sejahtera
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Nama Pengirim
Direktur Utama
- Maju Jaya Sejahtera
Baca informasi menarik lainnya hanya di Blog Moxa dan nikmati berbagai fitur menariknya hanya dalam satu aplikasi. Berikut caranya:
- Download Moxa di Play Store atau App Store.
- Masukkan nama sesuai KTP.
- Masukkan tanggal lahir.
- Pilih jenis kelamin.
- Klik profil, lalu masuk ke aplikasi menggunakan nomor HP.
- Dapatkan kode OTP melalui SMS, lalu gunakan untuk masuk ke aplikasi.
- Pilih menu sesuai dengan kebutuhan.
Setelah masuk dan mendaftar, kamu bisa menikmati berbagai macam fitur menariknya, mulai dari kredit mobil, kredit motor, rental kendaraan, asuransi, pinjaman tunai, pembiayaan perjalanan religi, pembiayaan truk dan alat berat, kredit hp dan elektronik, tabungan, hingga investasi reksa dana.
