Dalam dunia bisnis, invoice adalah salah satu dokumen penting yang memiliki fungsi sebagai alat penagihan dan bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Setiap jenis transaksi, baik itu penjualan produk, penyediaan jasa, atau bahkan transaksi internasional, memerlukan format invoice yang sesuai.
Memahami komponen-komponen wajib dalam sebuah invoice tidak hanya membantu menjaga kelancaran administrasi, tetapi juga memastikan bahwa semua informasi yang relevan tercantum dengan jelas dan lengkap. Yuk, simak beberapa contohnya di bawah ini.
Komponen yang Wajib Ada di Invoice
Setiap invoice, terlepas dari jenis transaksi atau industri, harus memuat komponen-komponen berikut untuk memastikan kejelasan dan kelengkapan informasi:
1. Header atau Judul
Menyatakan bahwa dokumen tersebut adalah invoice. Biasanya ditulis sebagai “Invoice” atau “Faktur”.
2. Nomor Invoice
Nomor unik digunakan untuk mengidentifikasi setiap invoice secara individual. Ini membantu dalam pelacakan dan referensi pembayaran.
3. Tanggal Pembuatan dan Tanggal Jatuh Tempo
Tanggal saat invoice dibuat dan tanggal akhir pembayaran harus dilakukan. Tanggal jatuh tempo penting untuk mengatur periode pembayaran yang diharapkan.
Baca juga: Contoh Laporan Keuangan Sederhana dan Cara Membuatnya
4. Informasi Kontak Penjual dan Pembeli
Nama, alamat, nomor telepon, dan email dari pihak penjual dan pembeli. Ini termasuk juga informasi perusahaan jika transaksi antar perusahaan.
5. Deskripsi Produk atau Jasa
Penjelasan rinci tentang produk atau jasa yang diberikan, termasuk kuantitas, harga per unit, dan total biaya untuk setiap item.
6. Subtotal
Total harga sebelum pajak atau diskon diterapkan. Ini merupakan akumulasi dari harga semua produk atau jasa yang tercantum.
7. Pajak
Jumlah pajak yang dikenakan pada subtotal, disesuaikan dengan persentase pajak yang berlaku. Pajak harus dirinci agar pelanggan tahu total biaya tambahan.
8. Diskon atau Potongan Harga
Jika ada diskon atau potongan harga yang diberikan, harus dicantumkan dengan jelas, termasuk bagaimana diskon tersebut dihitung.
9. Total Keseluruhan
Jumlah akhir yang harus dibayar oleh pembeli setelah pajak dan diskon diterapkan. Ini adalah angka yang harus dibayar oleh pembeli.
Baca juga: 7 Cara Membuat Laporan Keuangan Bisnis yang Baik dan Benar
10. Metode Pembayaran
Informasi tentang cara pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran lainnya.
11. Syarat dan Ketentuan
Ketentuan pembayaran atau kebijakan pengembalian barang. Ini memberikan panduan bagi pembeli tentang apa yang diharapkan jika ada pertanyaan atau masalah terkait pembayaran atau pengembalian.
12. Catatan Tambahan
Ruang untuk informasi tambahan seperti ucapan terima kasih, instruksi khusus, atau informasi kontak untuk pertanyaan lebih lanjut.
Menjaga kelengkapan dan kejelasan komponen-komponen ini dalam setiap invoice tidak hanya membantu dalam pelacakan keuangan tetapi juga memperkuat profesionalisme dan kepercayaan antara penjual dan pembeli.
Baca Juga: Apa Itu Invoice? Ini Fungsi, Contoh, dan Jenisnya
Contoh Invoice
Berikut adalah contoh sederhana dari invoice yang bisa digunakan untuk transaksi penjualan produk atau jasa:
[Nama Perusahaan Kamu]:
Alamat: [Alamat Perusahaan Kamu]
Telepon: [Nomor Telepon Perusahaan Kamu]
Email: [Email Perusahaan Anda]
Website: [Situs Web Perusahaan Anda]
Invoice
Nomor Invoice: INV-12345
Tanggal Pembuatan: 30 Juni 2024
Tanggal Jatuh Tempo: 14 Juli 2024
Informasi Pembeli:
Nama: [Nama Pembeli]
Alamat: [Alamat Pembeli]
Telepon: [Nomor Telepon Pembeli]
Email: [Email Pembeli]
Rincian Produk/Jasa:
| No | Deskripsi | Kuantitas | Harga Per Unit | Jumlah |
| 1 | Produk A | 10 | Rp100.000 | Rp1.000.000 |
| 2 | Produk B | 5 | Rp200.000 | Rp1.000.000 |
| 3 | Produk C | 2 | Rp300.000 | Rp600.000 |
| Subtotal | Rp2.600.000 | |||
| Pajak (10%) | Rp260.000 | |||
| Total | Rp2.860.000 |
Metode Pembayaran:
Transfer Bank ke:
- Bank: [Nama Bank]
- Nomor Rekening: [Nomor Rekening]
- Atas Nama: [Nama Pemegang Rekening]
Syarat dan Ketentuan:
- Pembayaran harus dilakukan dalam waktu 14 hari sejak tanggal invoice.
- Jika ada pertanyaan mengenai invoice ini, silakan hubungi [Nama Kontak] di [Nomor Telepon] atau [Email].
Catatan: Terima kasih atas bisnis kamu. Kami menantikan kerjasama yang berkelanjutan!
Itu dia contoh invoice yang bisa kamu gunakan. Tentunya format invoice dapat berbeda dan menyesuaikan setiap kebutuhan. Ketika mengajukan invoice, kamu juga bisa bertanya pada klien kamu apabila mungkin mereka memiliki preferensi tertentu.
Baca juga informasi menarik lainnya mengenai bisnis, keuangan, investasi, dan lainnya hanya di Blog Moxa dan nikmati berbagai fitur menariknya hanya dalam satu aplikasi. Berikut caranya:
- Download Moxa di Play Store atau App Store.
- Masukkan nama sesuai KTP.
- Masukkan tanggal lahir.
- Pilih jenis kelamin.
- Klik profil, lalu masuk ke aplikasi menggunakan nomor HP.
- Dapatkan kode OTP melalui SMS, lalu gunakan untuk masuk ke aplikasi.
- Pilih menu sesuai dengan kebutuhan.
Setelah masuk dan mendaftar, kamu bisa menikmati berbagai macam fitur menariknya, mulai dari kredit mobil, kredit motor, rental kendaraan, asuransi, pinjaman tunai, pembiayaan perjalanan religi, pembiayaan truk dan alat berat, kredit hp dan elektronik, tabungan, hingga investasi reksa dana.
